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Unser Job: Incoming-Organisation. Was ist das eigentlich?

Marek Brylla von brylla reisenKennen Sie sie auch: Diese Tage, an deren Ende man sich fragt „Was habe ich eigentlich die ganze Zeit gemacht?“. Grob weiß man es natürlich, man hat telefoniert, Anfragen beantwortet und Gespräche geführt. Aber was genau hat das für das eigene Geschäft und die eigenen Kunden bedeutet?

An solchen Tagen führe ich mir schon einmal vor Augen, was wir – übergreifend betrachtet – für unsere Kunden leisten. Das hilft mir, mich zu orientieren und zu sehen, ob all die kleinen Aktivitäten des Tages unsere Kunden wirklich weitergebracht haben.
In diesem Artikel möchte ich Ihnen unsere Leistungen aus der Sicht von mir und meinem Team vorstellen. Helfen Sie mir nach der Lektüre gerne und geben mir Ihr Feedback, ob Sie mit uns übereinstimmen. Vor allem ist für mein Team und mich interessant, in welchen Punkten wir Sie zusätzlich oder noch besser unterstützen können.

Eine Liste von Dingen, die wir als Incoming-Agentur leisten

Ich habe einmal aus meiner Perspektive notiert, was wir für Sie als unsere Kunden anbieten. So halten wir uns beispielsweise ständig auf dem Laufenden, welche Reisegruppen es nach Polen zieht und was für die unterschiedlichen Gruppen interessant ist. Und natürlich wissen wir auch, was Polen zu bieten hat – und aktualisieren unser Wissen permanent. Das hilft uns, Sie als Reiseanbieter bei der Gestaltung Ihrer Angebote zu beraten und aktiv eigene neue Ideen an den Markt zu bringen. Nicht zuletzt hilft uns auch Ihr Feedback über diesen Blog.

Und damit geht es schon in die Praxis: Wir bauen eine Reiseinfrastruktur auf. Zu dieser Infrastruktur gehören Hotels, Restaurants, aber natürlich auch örtliche Dienstleister wie Reiseführer. Zum Beispiel „scouten“ wir Hotels, spüren sie also auf, führen Gespräche mit Hoteliers und klären alle Formalitäten in Sachen Hotelverträge. Natürlich schließen wir am Ende mit guten Hotels auch Verträge ab. Selbstverständlich ist, dass wir die Hotels auch besichtigen und prüfen, ob sie unserem Qualitätsstandard entsprechen. Damit ist es noch nicht getan. Denn die einmal aufgebaute Infrastruktur müssen wir pflegen und qualitätssichern. Wir schauen laufend gemeinsam mit unseren Partnern vor Ort, was wir für die gemeinsamen Reisegäste verbessern können. Der Vorteil unserer aufwändigen Befassung mit den eingekauften Leistungen besteht für unsere Kunden darin, dass wir jederzeit zu unseren Angeboten im Detail beraten können. Und ehrlich gesagt lässt auch nur solch ein Vorgehen uns ruhig schlafen, weil wir nur so sicher sind, dauerhaft gute Leistungen versprechen und halten zu können.

Für die aufgebaute Infrastruktur sichern wir uns Reisekontingente (insbesondere bei den Hoteliers). Das ermöglicht uns, unseren Kunden meistens sehr kurzfristig ein Feedback zu geben, ob und wann sich ihre Reisewünsche verwirklichen lassen. Selbstverständlich können wir unseren Kunden auf diese Weise aber auch offene Kontingente zu besonders günstigen Preisen anbieten. Sicher, manchmal verkalkulieren wir uns ein wenig und haben zu viele (und manchmal auch zu wenige) Kontingente gebucht; daraus entstehen dann zum Beispiel unsere Aktionsangebote zu besonders günstigen Preisen.

Natürlich ist jede Reise anders: Andere Reisende nehmen teil, andere Reisezeiten werden gewählt und damit entstehen saisonal angepasste Angebote. Wir konzipieren, organisieren und koordinieren also jede Reise möglichst individuell. Das beinhaltet zum Beispiel die Organisation von Eintritten, Reiseleitern und lokalen Guides. Darauf basierend erstellen wir Angebote und wenn unsere Kunden zufrieden sind, verkaufen wir die Reise. Danach fängt die Arbeit natürlich erst richtig an: Wir verteilen Reservierungslisten an die einzelnen Hotels und helfen im Falle von Überbuchungen der Hotels, Lösungen zu finden. Wir erstellen Verkaufs- und Informationsmaterial für unsere Partner. Dazu gehören beispielsweise Katalogtexte und Bildmaterial. Wir bemühen uns, unseren Kunden jede Frage zur Reise beantworten zu können – und das wird immer sehr konkret. Ein paar Beispiele: Es erreichen uns berechtigte Fragen wie „Ist der Strand in Kolberg wieder vollständig für die Touristen zugänglich?“ oder „Wie sieht es mit der Befahrbarkeit des Oberlandkanals aus?“. Und für unvorhergesehene Zwischenfälle sind wir die Reisefeuerwehr. Wir bemühen uns beispielsweise um Ersatz, falls einmal ein lokaler Guide erkrankt ist.

Am Ende müssen wir natürlich die Reise abrechnen. Wir zahlen Hotelrechnung, Guides und andere Reisebestandteile und stellen unseren Kunden auch eine Rechnung – im guten Gefühl, dass alle Beteiligten von unseren gemeinsamen Leistungen profitiert haben: unter anderem Hoteliers, lokale Guides Reiseanbieter, Busanbieter, brylla reisen und natürlich und sowieso in erster Linie die Reisenden!

Zum Abschluss möchte ich meine Eingangsbitte wiederholen: Geben Sie mir und meinem Team gerne ein Feedback zu unseren Leistungen und auch dazu in welchen Punkten wir Sie zusätzlich oder noch besser unterstützen können. Das hilft uns beim Noch-Besserwerden!

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