Organisation von Gruppenreisen

Das brylla reisen-Team

Das brylla reisen-Team

Die Organisation von Gruppen- und Vereinsreisen sind für den Reiseprofi kein Problem: Er hat Lösungen für rechtliche Herausforderungen erarbeitet. Er hat Netzwerke zu Unterkünften, Busanbietern und Restaurants, die Gruppen gerne willkommen heißen. Da das natürlich nicht jeder hat, möchte ich Ihnen in diesem und einem folgenden Artikel von einigen meiner spannenden Erfahrungen in der Organisation von Gruppenreisen berichten. Das wird Ihnen als Reiseorganisator oder Mitglied im Organisationsteam einer Fahrt hoffentlich helfen. Wenn Sie auch den nächsten Artikel nicht verpassen wollen, schreiben Sie sich gerne kostenlos in meinen Newsletter ein – das können Sie ganz einfach auf dieser Seite (am Computer an der rechten Seite des Artikels, beim Smartphone unten) tun.

Für Vereine, Arbeitgeber, Kirchengemeinden, Schulen oder private Gruppen ist die Organisation von Gruppenreisen eine echte Herausforderung. Unter anderem ist zu klären, wohin die Tour führen soll, was geeignete Unterkünfte, Anreisemöglichkeiten und Programmpunkte sind, wie verbindliche Zusagen und Zahlungen der Teilnehmer gewährleistet werden, welche Fördermöglichkeiten es gibt und wie verhindert werden kann, dass sich unnötige rechtliche Risiken aus der Reise ergeben.

Bei einigen dieser Punkte kann ich Ihnen schon in diesem Blogartikel Orientierung geben. Damit Ihr Betriebsausflug, Ihre Kulturtour, Chorreise, Klassenfahrt, Pilgerfahrt oder Ihre Reise zum Fußballturnier ein echter Erfolg werden. Bei weiteren Fragen sprechen oder schreiben Sie mich gerne an.

Auswahl eines geeigneten Reiseziels

Gruppen- und Vereinsreisen unterscheiden sich erheblich von privaten Urlaubsreisen. Unter anderem dienen sie oft einem bestimmten Zweck – zum Beispiel dem gemeinsamen Kegeln bei einer Kegeltour. Außerdem muss das Reiseziel für eine Vielzahl von Reisenden akzeptabel sein. Zuletzt sollten die Reisen nur einen kleineren Teil des Urlaubskontingents und –budgets der Teilnehmer verzehren.

Das macht die Recherche nach möglichen Reisezielen aufwändiger als bei einer normalen Urlaubsreise. Denn es kommen nur Ziele in Frage,

  • an denen sich der Zweck der Reise erfüllen lässt. Um beim Beispiel zu bleiben: Bei einer Kegeltour sollte also am Zielort eine Kegelbahn einfach erreichbar sein.
  • die für eine möglichst breite Menge von Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Bezug auf das Wetter, hygienische Bedingungen und kulturelle Gegebenheiten am Reiseziel akzeptabel sind.
  • die auf Reisegruppen eingerichtet sind. Sollten am Ziel zum Beispiel keine größeren Restaurants vorhanden sein, schränkt schon dies die Reisequalität für größere Gruppen erheblich ein.
  • bei denen die Anreisedauer verhältnismäßig kurz ist.
  • bei denen der Reisepreis verhältnismäßig günstig ist.

Meine Empfehlung, sprechen Sie offen über die Erwartungen der Teilnehmer. Stellen Sie mögliche Ziele vor und informieren Sie offen über deren besondere Merkmale. Denn es gibt wenig, was bei einer Gruppenreise schlechter ist als enttäuschte Erwartungen der Teilnehmer.

Mein Tipp: Polen zum Beispiel hat für fast jeden Geschmack etwas zu bieten. Es ist für Touristen sehr attraktiv (es fällt unter die TOP 10 der europäischen Reiseziele) und ist verhältnismäßig gut zu erreichen und günstig. Schauen Sie sich doch gerne auf meiner Homepage nach möglichen Angeboten für Gruppenreisen um. Da brylla reisen auf Gruppenreisen spezialisiert ist, sollte in jedem Fall etwas für Sie dabei sein. Besonders beliebt sind folgende Reisen Breslau: Die Sonne SchlesiensRundreise für Gruppen: Prag, Krakau, Breslau und Große Rundreise durch Polen.

Auswahl passender Angebote für Gruppenreisen

Eine für den Erfolg der Reise ebenfalls sehr wichtige Entscheidung ist die Wahl der richtigen Reiseangebote. Folgende Anforderungen sollten erfüllt werden:

Grundsätzliches zur Unterkunft

Bevor Sie auf die konkrete Suche gehen, sollten Sie in der Gruppe eine offene Diskussion über die gewünschte Art der Unterkunft führen. Auch hier gilt: Sorgen Sie dafür, dass in dieser Diskussion jeder Reiseinteressierte vertrauensvoll und offen seine Meinung sagen kann.

Hotel Marine. Foto: Hotel Marine KolbergDenn für das Wohlfühlgefühl ist es ein immenser Unterschied, ob die Gruppe zum Beispiel in einem Hotel, einer Jugendherberge, einem Ferienhaus oder auf einem Campingplatz unterkommt. Hier hat jeder Mensch unterschiedliche Präferenzen. Den einen ist der Gruppenkontakt wichtiger, andere benötigen Raum für sich. Die einen möchten näher an der Natur sein und mögen es schlicht und einfach, die anderen bevorzugen ein festes Dach über dem Kopf und eine warme Dusche in nächster Nähe.

Wichtig ist es, dabei auch die Auswirkungen auf den Reisepreis nicht zu vernachlässigen. Denn schon die Art der Unterkunft hat eine immense Wirkung auf den Preis der Reise. Optimal ist es, wenn jeder Interessierte offen seinen Preisrahmen benennt. Meiner Erfahrung nach kommen Reisen häufig nach einer aufwändigen Planung deshalb nicht zustande, weil es vielen Teilnehmern schlicht zu teuer wird.

Konkrete Tipps

Nachdem Sie die Art der Unterkunft festgelegt haben, können Sie nach einer geeigneten Unterkunft suchen. Hier habe ich folgende Erfahrungen gemacht:

  • Achten Sie auch bei der Auswahl der konkreten Unterkunft auf den preislichen Rahmen. Stellen Sie sicher, dass auch die anderen von den Interessenten als besonders wichtig eingeschätzten Anforderungen erfüllt werden. Aber seien Sie sicher: Alle Erwartungen werden Sie nie erfüllen können – daran sollte die Reise aber definitiv nicht scheitern.
  • Berücksichtigen Sie außerdem, dass die Unterkunft optimal gelegen sein sollte. Wenn zum Beispiel die Liftstation direkt am Hotel ist, ist das für Gruppen von Skifahrern ideal. Wenn die Jugendherberge direkt am Fußballplatz liegt, erleichtert das der Mannschaft die Teilnahme am Fußballturnier. Das klingt banal, wird aber in der Hektik der Organisation leicht vergessen. Und es kann wirklich nerven, wenn man jeden Tag mit der Gruppe erstmal zum eigentlichen Ziel reisen muss. Auch wenn einmal was Unvorhergesehenes dazwischenkommt (was bei Gruppen fast die Regel ist), ist es gut, wenn der Weg zur Unterkunft kurz ist.
  • Erfragen Sie bei den Anbietern explizit, ob die Unterkunft Reisegruppen gerne aufnimmt und die nötigen Voraussetzungen hierfür erfüllt. Planen Sie etwa, mit einem Bus anzureisen, der vor Ort bleiben soll, ist es wichtig, dass der Bus auch zur Unterkunft kommen kann und dass ein Busparkplatz in der Nähe liegt. Bei größeren Gruppen ist es in aller Regel sehr vorteilhaft, wenn das Hotel ein eigenes Restaurant hat oder ein geeignetes Restaurant in der Nähe des Hotels liegt. Es lohnt sich dabei, auch einen genauen Blick in die Speisekarte zu werfen. In den meisten Reisegruppen gibt es doch den einen oder anderen Gast, der Vegetarier ist oder unter Nahrungsmittelunverträglichkeiten leidet. Das gilt es bei der Planung zu berücksichtigen.
  • Zuletzt: Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot zukommen und verhandeln Sie über den Preis. Gerade bei größeren Gruppen machen Unterkünfte oftmals beachtliche preisliche Zugeständnisse.

Mein Tipp: brylla reisen hat sich auf Gruppenreisen spezialisiert. Wir suchen für Sie garantiert die richtigen und passenden Unterkünfte. Wir finden jeweils passende Lösung. Unter anderem auch Angebote ohne Einzelzimmerzuschlag wie in der Reise Breslau Hotel Bacero – Kein Einzelzimmerzuschlag.

Programm

Die Programmanbieter müssen natürlich zum Zweck der Reise passen. Klar. Wichtig ist es darüber hinaus, mit den Anbietern exakte Vereinbarungen zu treffen: Wann wollen wie viele Teilnehmer was von den Anbietern? Es kann sonst leicht passieren, dass zum Beispiel die Kapazitäten der Anbieter erschöpft sind oder eine unvorhergesehene Mittagspause lange Wartezeiten nach sich zieht. Solche Missgeschicke sorgen in der Gruppe schnell für richtig schlechte Stimmung.

Auch hier der Hinweis: sprechen Sie mündlich alles genau durch und lassen Sie es sich schriftlich bestätigen. Das klingt formal, sorgt aber meiner Erfahrung nach dafür, dass sich der Anbieter alles noch einmal genau anschauen kann und eine Checkliste für die Vorbereitung hat.

Daneben ist es für viele Reisegruppen wichtig, Möglichkeiten für ein interessantes Beiprogramm zu haben. Hier kann es zweckdienlich sein, interessante Punkte vor Ort aufzulisten. Bitte berücksichtigen Sie bei der Programmplanung daher auch eine ausreichende Portion Freizeit. Denn die meisten Menschen brauchen am Tag halt auch ein wenig Zeit für sich.

Mein Tipp: Sprechen Sie uns für die Programmplanung an. Wir wissen, was vor Ort möglich ist, welche Anbieter gut sind, und worauf man achten sollte. Daneben erstellen wir für Sie auch gerne individuelle Übersichten zu möglichen Aktivitäten vor Ort.

Weitere Tipps

In meinem nächsten Beitrag zu Gruppenreisen werde ich mich der medizinischen Versorgung vor Ort und den rechtlichen Risiken dieses Reisetyps genauer widmen. Ich gebe Ihnen daneben Tipps, welche Fördermöglichkeiten es bei Vereinsreisen gibt. Außerdem werde ich Ihnen weitere spannende Reiseziele in Polen ans Herz legen und auf weiterführende Checklisten hinweisen. Seien Sie gespannt.

Schon jetzt gilt: Bei der Auswahl schöner Reiseziele und der Organisation von Reisen nach Polen bin ich gerne behilflich. Kontaktieren Sie mich gerne. Wenn Sie auf dem Laufenden bleiben wollen, abonnieren Sie gerne meinen Newsletter. Oder stöbern Sie doch mal durch meine Angebote.

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