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Verkündung Weltjugendtag 2016 © MaryBroady
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Tipps zur Gruppenreiseorganisation

Heute möchte ich Ihnen weitere Tipps zur Gruppenreiseorganisation geben. Ich setze damit meinen Artikel vom 27. September fort. Gerade wenn Sie nicht so häufig Gruppenreisen organisieren, können beide Artikel Ihnen wertvolle Hinweise geben. Im heutigen Artikel geht es insbesondere um die medizinische Versorgung vor Ort, rechtliche Herausforderungen und Fördermöglichkeiten für Vereinsreisen. Daneben gebe ich Ihnen noch ein paar Tipps für geeignete Angebote in Polen und Hinweise auf weiterführende Informationsmöglichkeiten.

So haben Sie als Vereinsmitglied, Arbeitgeber, Vertreter einer Kirchengemeinde oder Schule schon einmal ein paar gute Hinweise. Wenn es wirklich konkret wird, ist mein Tipp: verlassen Sie sich auf einen Reiseprofi. Erstklassige Vorbereitung und Gestaltung der Reise sind eine wichtige Basis, damit Ihr Betriebsausflug, Ihre Kulturtour, Chorreise, Klassenfahrt, Pilgerfahrt oder Ihre Reise zum Fußballturnier ein echter Erfolg wird. Bei Fragen sprechen oder schreiben Sie mich gerne an.

Medizinische Versorgung vor Ort

Im o.g. Artikel hatte ich Aspekte aufgeführt, die Sie bei der Auswahl geeigneter Reiseorte in jedem Fall berücksichtigen sollten. Dabei hatte ich vor allem auf die Vorlieben und Restriktionen aus Sicht der Gruppe geachtet. Woran die meisten Gruppenteilnehmer aber nicht unbedingt denken werden, ist die medizinische Versorgung auf der Reise. Klar: niemand denkt gerne vor dem Vergnügen daran, was im Ernstfall passieren kann.

Das fängt schon bei der Wahl der geeigneten Krankenversicherung an. Welche Versicherungen werden im Reiseland akzeptiert? Welche Versicherungen haben die Reiseteilnehmer? Welchen Versicherungsschutz sollten Sie zusätzlich erwerben? Was ist im Versicherungsfall zu bedenken? Hier sollten Sie als Organisator die Reisenden bitten, sich um einen geeigneten Reisekrankenversicherungsschutz zu kümmern. Das ist nicht weiter schwer: die Krankenkassen oder privaten Versicherungen helfen ihren Kunden gerne weiter.

Im Idealfall sollten sich die Gruppenteilnehmer in Bezug auf die konkreten medizinischen Einrichtungen vor Ort auf den Organisator der Reise verlassen können. Als Organisator sollten sie die medizinische Versorgung vor Ort im Blick behalten. Denn Sie werden im Falle des Falles um Rat gefragt. Und dann sollten Sie zumindest ein paar Basisfakten im Kopf haben:

  • Wie ist die Notrufnummer im Land? (Landesvorwahl in der Hektik nicht vergessen)
  • Habe ich in der Unterkunft einen Ansprechpartner, der mir weiterhelfen kann? Gibt es in der Unterkunft eine Basisausstattung für die Erstversorgung (Verbandskasten, Kopfschmerztabletten, Defibrillatoren)? Hat die Unterkunft Kontaktdaten von nahegelegenen medizinischen Leistungserbringern (z.B. Krankenhaus, Arzt, Apotheke)? Gibt es eine Transportmöglichkeit seitens des Hotels für den Fall der Fälle?
  • Sofern Sie die Reise bei einem Profi haben organisieren lassen: Wie sind die Kontaktdaten?
Impfbuch (Foto: Erdmann)
Impfbuch (Foto: Erdmann)

Das macht die Recherche der Reisevorbereitung etwas aufwändiger als normal. Aber es lohnt sich. Nicht nur dann, wenn in Ihrer Gruppe bereits chronisch kranke Menschen mitfahren. Denn gerade in Gruppen mit kerngesunden Menschen ist das Krankheitsbewusstsein geringer und die Risikoneigung höher. Da kann es schneller zu körperlicher Überbeanspruchung, unachtsamen Bewegungen oder einer unbedachten Nahrungsauswahl kommen – in der Folge sind Herz-Kreislaufschwierigkeiten, Überdehnungen oder Magen-Darm-Erkrankungen schnell möglich.

Meine Empfehlung, sprechen Sie die Themen Gesundheit und Versicherung bei der Reiseorganisation aktiv an. Geben Sie Tipps und fragen Sie nach den Erwartungen der Reiseteilnehmer.

Mein Tipp: In den urbanen Gegenden von Polen kann man generell eine recht gute Gesundheitsversorgung auffinden. In anderen Regionen lohnt ein wenig Vorbereitung – auch wegen der bestehenden Sprachbarrieren. Ein Vorteil von Polen ist in jedem Fall die allgemein gute Abdeckung von Krankenversicherungen. Schauen Sie doch auch noch in meine nicht mehr ganz aktuelle, aber informative Artikelserie zur Gesundheitsversorgung in Polen.

Besondere rechtliche Risiken bei Gruppenreisen

Vielen Reiseorganisatoren ist nicht bewusst, dass sie schnell selber zu Reiseveranstaltern werden können und dass daraus eine Menge Pflichten und Rechtsrisiken erwachsen. Denn: Was viele Organisatoren nicht berücksichtigen, ist, dass ein Reiseveranstalter nicht immer gewerblich tätig sein muss. Organisieren Sie z.B. für Ihren Chor oder Fußballverein eine Reise und beauftragen damit keinen Reiseveranstalter, so können Sie unter Umständen zum Veranstalter werden.

Grundlage für diese Beurteilung ist die überarbeitete EU-Pauschalreiserichtlinie. Sie ist in der überarbeiteten Version zum 1.7.2018 in Kraft getreten. Demnach kann eine Reiseveranstaltung u.a. dann vorliegen, wenn ein Paket von mindestens zwei verschiedenen Arten von Reiseleistungen für eine Reise zusammengestellt wird. Wenn Sie also z.B. eine Beförderung und eine Beherbergung zu einem Reisepaket schnüren, dürften Sie damit als Veranstalter gewertet werden können. Wenn Sie allerdings nur eine Beherbergung und weitere touristische Leistungen (z.B. Stadtführungen, Eintritte) als Paket anbieten, und die weiteren touristischen Leistungen keinen erheblichen Wert an der Gesamtreise haben (weniger als 25%) würde die Sache anders zu beurteilen sein. Ich drücke mich hier sehr vorsichtig aus, denn die Beurteilung ist im Einzelfall unter Berücksichtigung aller relevanter Umstände vorzunehmen (u.a. ist auch relevant, ob Sie nach außen den Eindruck erwecken, dass Sie eine „Pauschalreise“ anbieten). Bitte beachten Sie in jedem Fall, dass Sie vor einer Reiseorganisation klären, ob Sie Reiseveranstalter sind (und ggf. sein möchten) oder nicht.

Denn die Einordnung zum Reiseveranstalter hat nicht unerhebliche Rechtsfolgen für Sie als Organisator der Reise. Hierzu gehören spezielle vorvertragliche Informationspflichten (z.B. zu Eigenschaften, Bestimmungsort, einbegriffenen Leistungen, Mindestteilnehmer, Pass- und Visumspflichten). Aber es gehört auch dazu, dass Sie verpflichtet sind, eine Insolvenzsicherung vorzunehmen und dem Reisenden einen Reisepreissicherungsschein auszuhändigen, wenn Sie vor Ende der Reise Zahlungen des Reisenden für die Reise entgegennehmen.

Vor diesem Hintergrund ist mein dringender Tipp an Sie: machen Sie sich rechtzeitig kundig, wie konkret Ihre Reise zu beurteilen ist. Wenn Sie es einfach und sicher haben wollen, übertragen Sie einem professionellen Reiseveranstalter die Reise.

Fördermöglichkeiten bei Vereinsreisen

In einigen Fällen können Dachverbände Ihres Vereins, politische oder gesellschaftliche Organisationen oder ähnliche Institutionen Ihre Reise fördern. Das ist in aller Regel mit ein wenig Papierkram verbunden, spart aber den Reiseteilnehmern bares Geld. Gerade wenn Sie auch finanziell weniger starken Gruppenteilnehmern die Teilnahme ermöglichen wollen, kann sich der Aufwand für Recherche und Formalitäten durchaus lohnen. Vielleicht helfen Ihnen auch Beratungsangebote zur Förderung wie das des bundesverband deutscher vereine & verbände e. V. weiter. So gibt es nicht nur Förderungen für deutsche-polnische Begegnungsprojekte zum Beispiel vom Deutsch-Polnischen Jugendwerk (DPJW) oder der Stiftung für deutsch-polnische Zusammenarbeit, sondern auch Förderungen der Europäischen Union oder von themenspezifischen Förderkonzepten beispielsweise von Stiftungen.

Mein Tipp: In meinem Portfolio finden sich auch besonders günstige Reiseangebote, die gerade für Vereine interessant sein können. Denn in aller Regel setzt sich ein Verein nicht nur aus sehr gut betuchten Mitgliedern zusammen. Da ist es wichtig, für alle Mitglieder gleichermaßen akzeptable Reisen anbieten zu können. Schauen Sie doch z.B. einmal unter dem Preisknüller Masuren.

Bei Interesse an Unterstützung bei der Organisation Ihrer Gruppenreise nehmen Sie gerne Kontakt zu mir und meinem Team auf. Wir können Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen und Ihnen individuell passende Angebote erstellen.

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  1. Wir organisieren gerade das Hotel für unsere Gruppenreise. Wir werden vermutlich an die 30 Personen sein und in einem Hotel in Salzburg unterkommen. Wie Sie bereits anführen, sollte man sich bei Vereinreisen vor allem über Förderungen und Ermäßigungen informieren. Vielen Dank für Ihren Beitrag!

  2. Hi zusammen,

    super Beitrag ich liebe es alleine zu Reisen, aber mit der richtigen Gruppe kann eine Reise oder ein Trip ein für immer im Gedächtnis bleibendes Erlebnis werden.

    LG
    Noah

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