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Interview: Vereinfachtes Mehrwertsteuerverfahren für im Ausland angemeldete Busunternehmen

Notiz-Zettel zu Steuern für Busfahrten in PolenDas Mehrwertsteuerverfahren für im Ausland angemeldete Busunternehmen ist ein komplexes Thema. Es hielt manchen Busreiseunternehmer wohl schon davon ab, eine Reise nach Polen durchzuführen. Noch recht jung ist ein vereinfachtes Verfahren: es trat am 1. Januar 2012 in Kraft. Wenn man gut informiert und vorbereitet ist, kann das neue Verfahren Erleichterungen ermöglichen. Wir möchten Licht ins Dunkel bringen und haben dazu ein Interview mit der auf deutsch-polnisches Recht spezialisierten Steuerexpertin Frau Dr. Isabella Cech geführt.

Marek Brylla: Am 1.1.2012 traten Vorschriften für ein vereinfachtes Verfahren zur Mehrwertsteuer für im Ausland registrierte Busunternehmer in Kraft. Können Sie uns bitte kurz erklären, welche Änderungen für Busunternehmen das neue Gesetz mit sich bringt?

Dr. Izabella Ewa Cech: Das vereinfachte Verfahren für Busunternehmen ist nur auf den ersten Blick ein vereinfachtes Verfahren. Die Unternehmen können alles per Internet erledigen, aber eben auch nur per Internet. Das heißt, sie müssen sich genau auf diesem Weg anmelden und die Steuererklärungen in dieser Form abgeben; es gibt keine Alternative. Dazu müssen die Unternehmen daran denken, dass auch die gesamte Korrespondenz mit dem Finanzamt nur per Internet und in polnischer Sprache stattfindet. Es besteht auch keine Pflicht, einen Steuerberater oder eine kompetente Person zu beschäftigen, sondern alles wird durch das Unternehmen gesteuert. Daraus ergeben sich Fehlerquellen.

Die Anmeldung findet per Internet statt, das bedeutet: Ein Vertreter des Unternehmens kann diese Anmeldung machen und im Namen des Unternehmens handeln. Es besteht, wie gesagt, keine Pflicht, einen Bevollmächtigen zu benennen. Die Abgabe der Steuererklärungen wird ausschließlich per Internet durchgeführt und das Unternehmen muss auch die Buchhaltung in digitaler Form führen. Diese Form unterscheidet sich von der traditionellen Form der polnischen Mehrwertsteuerbuchhaltung. Zusätzlich zur Mehrwertsteuerevidenz müssen Daten wie das oder die KFZ-Kennzeichen und die Anzahl der beförderten Personen angegeben werden. Im Gegensatz zu den allgemeinen Regeln wird die Mehrwertsteuer nicht auf pro in Polen gefahrene Kilometer bezahlt, sondern auf den Leistungswert. Letzteres kann von den Finanzbeamten unterschiedlich verstanden werden.  Es kann der Wert der erbrachten Leistung oder der Gesamtwert der Rechnung, also der Umsatz, als Grundlage genommen werden.

Jedes Unternehmen sollte die Vor- und Nachteile von beiden Verfahren kennen, um das Unternehmensrisiko der Entscheidung kalkulieren zu können. Beim allgemeinen Verfahren haftet der polnische Steuerberater – wenn ein solcher eingeschaltet ist – für die korrekte Abrechnung, beim vereinfachten Verfahren geht das Risiko auf das Unternehmen über, da das Finanzamt keine Informationen hat, wer im Namen des Unternehmens handelt.

Zusätzlich können die Unternehmen, die das vereinfachte Verfahren gewählt haben, keine Vorsteuer absetzen. Nur im allgemeinen Verfahren wird die Vorsteuer gewährt, also alle Tankrechnungen, Parkgebühren, private Mautstrecken, Eintrittskarten und so weiter können in der Abrechnung abgesetzt werden. Bei Unternehmen, die oft nach Polen fahren und dort häufig tanken, ist es ratsam, eine Analyse zu machen, bei welchem Verfahren sie günstiger fahren. Gut ausgebildete Steuerberater können darauf hinweisen, was für das Unternehmen günstiger oder ungünstiger sein wird.

Beim vereinfachten Verfahren muss man darauf achten, dass die Übertragung per Internet nur dann erfolgreich ist, wenn die Übertragungssoftware korrekt auf dem Computer installiert wird. Tritt ein Fehler auf, kommt die Steuererklärung nicht beim Finanzamt an und gilt als nicht abgegeben.

Der Vorteil beim vereinfachten Verfahren ist, dass die Steuererklärung nur dann abgegeben werden muss, wenn die Busunternehmen auch tatsächlich fahren. Beim allgemeinen Verfahren wird monatlich oder vierteljährlich eine Steuererklärung abgegeben. Eine Anmeldegebühr entfällt im vereinfachten Verfahren. Ein vielfach weitreichender Nachteil ist jedoch für den Auftraggeber, dass er keine Vorsteuer aus diesen Rechnungen absetzen kann. Beim allgemeinen Verfahren  können die Vorsteuern der meisten Rechnungen des Busunternehmens – mit einigen Ausnahmen – abgesetzt werden.

Marek Brylla: Für welche Busunternehmen können die eingeführten Änderungen von Vorteil sein? Wann soll ein Busunternehmen sich für das ‚Normalverfahren‘, also das allgemeine Verfahren, entscheiden?

Dr. Izabella Ewa Cech: Wie eben schon kurz erwähnt empfehle ich, dass jedes Unternehmen eine Steueranalyse durchführen und dabei auf seine Leistungen, die es in Polen erbringt, achten sollte. Die Unternehmen, die wirklich nur gelegentlich nach Polen fahren und keine oder nur eine geringe Vorsteuer haben, können vom vereinfachten Verfahren profitieren. Dagegen gilt: Die Unternehmen, welche in Polen tanken, auch wenn sie nur einmal im Jahr fahren, können die Vorsteuer absetzen und so weitere Zusatzkosten generieren. Die Buchhaltung muss ohnehin zwingend in der polnischen Sprache geführt werden, egal ob im allgemeinen Verfahren oder im vereinfachten Verfahren. Stellt das Finanzamt fest, dass keine korrekte Aufzeichnungen nach den gesetzlichen polnischen Vorschriften geführt werden, dann kann das Unternehmen bestraft werden und der Umsatz statt mit 8 Prozent mit 23 Prozent Umsatzsteuer belegt werden.

Marek Brylla: Könnte man pauschal sagen, dass es sich rentiert, ab etwa 3 Fahrten nach Polen das Normalverfahren zu wählen?

Dr. Izabella Ewa Cech: Ich empfehle keine Faustregel für Unternehmen. Dass etwa für 3 oder 4 Fahrten nach Polen das vereinfachte Verfahren besser ist, gilt nicht pauschal. Die Vor- und Nachteile hängen von der Kostenstruktur ab. Jedes Unternehmen muss für sich die Entscheidung treffen, welches Verfahren für es günstiger ist. Zuerst sollte das Unternehmen also alle Fakten kennen, um zu entscheiden.

Marek Brylla: Einige Busunternehmen haben sich beschwert, dass es gleich nach dem Einführen des vereinfachten Verfahrens viele technische Probleme bei der Abgabe der Steuererklärung auf dem elektronischen Wege gab. Wurden diese Schwierigkeiten beziehungsweise technischen Fehler behoben?

Dr. Izabella Ewa Cech: Grundsätzlich legt das Finanzministerium  die technischen Voraussetzungen für das Abschicken der Steuererklärungen fest. Wenn man sich daran hält und die Software korrekt auf dem Computer installiert ist, sollten Fehlerquellen minimiert sein. Probleme können immer dann auftreten, wenn es zur Aktualisierung des Programms kommt oder im Computer oder der Sicherheitsumgebung des Unternehmensnetzwerks zusätzliche Einstellungen zum Beispiel bestimmte Verbindungen sperren. Das bedeutet eventuell Arbeit für die Informatiker. Ist alles korrekt installiert, so gibt es nach meiner Kenntnis keine Probleme mit dem Abschicken der Steuererklärungen.

Marek Brylla: Wie lange dauert die ganze Prozedur vom Verschicken des Formulars VAP-R auf dem elektronischen Weg bis zum Erhalt des Formulars VAP-5? Ist die Registrierung bei Finanzamt mit irgendwelchen Kosten verbunden? Viele ausländische Firmen haben Angst davor, dass sie mit der polnischen Behörde sprachlich nicht zu recht kommen. Sind diese Bedenken berechtigt?

Dr. Izabella Ewa Cech: Nach meinem Wissen dauert die Anmeldung für das vereinfachte Verfahren von 24 Stunden bis zu 3 Tagen, an Werktagen von Montag bis Freitag. Diese Zeit gilt für das Abschicken des Formulars bis zur Verteilung der Steuernummer. Sollte die Anmeldung länger dauern, bedeutet dies meist, dass die Anmeldung nicht beim Finanzamt gelandet ist, sondern auf einem anderen E-Mail-Konto. Die IT-Dienste des Finanzamtes überprüfen diese Anmeldungen regelmäßig und wenn sie etwas finden, übertragen sie es dem Finanzamt. Dann bekommt das Unternehmen die spezielle Steuernummer VAP-5 verzögert. Die Anmeldung am VAP-System ist gebührenfrei, da es keine allgemeine Anmeldung ist, sondern eine nur für den  Gelegenheitsverkehr  geschaffene Anmeldung. Sie geht zurück auf die Wünsche der Unternehmen, die über den BDO und andere Verbände das Finanzamt in Warschau dazu gedrängt haben.

Die Amtssprache in Polen ist die polnische Sprache, so wie in Deutschland die Amtssprache per Gesetz die deutsche Sprache ist. Polnische Unternehmen, die in Deutschland den Steuerpflichten unterliegen, müssen Deutsch beherrschen, um sich mit dem Finanzamt zu verständigen. Das polnische Finanzamt ist weiter gegangen, da im elektronischen Mail-Verkehr gelegentlich die Korrespondenz über automatisierte Google-Übersetzer  in die deutsche Sprache neben der polnischen Fassung übersetzt wird.  So haben es in diesem Fall die deutschen Unternehmen besser in Polen als die polnischen in Deutschland.

Marek Brylla: In vielen Fällen sind die Busunternehmen keine Reiseveranstalter im Sinne des § 651a Abs. 1 BGB, sondern fahren nur im Auftrag von verschiedenen Institutionen (zum Beispiel Schulen, Clubs, Vereine) nach Polen. Sind diese Busunternehmen in solchen Fällen dann auch verpflichtet, sich als Mehrwertsteuerzahler registrieren zu lassen? Unter welchen Umständen kann ein ausländisches Busunternehmen von der Mehrwertsteuerpflicht beziehungsweise Registrierung beim Finanzamt in Polen befreit werden?

Dr. Izabella Ewa Cech: Wir müssen zwischen der Beförderungsleistung gegen Entgelt und einer Vermietung des Busses ohne Busfahrer unterscheiden.

Im ersten Fall bucht zum Beispiel eine Schule einen Ausflug mit einer Beförderung nach Kraków (Krakau) und zurück. Für diese Leistung wird der Schule die Rechnung gestellt. Das Busunternehmen trägt die Kosten wie Sprit, Mautgebühren, Parkgebühren und anderes. In diesem Fall haben wir es mit einer ganz normalen Leistungserbringung zu tun. Egal, ob solche Leistungen für die Vereine, Kirchen oder für die Schulen erbracht werden, gelten sie als Beförderungsleistungen und unterliegen der Besteuerung in Polen.

Von der Anmeldung sind nur solche Busse befreit, die der Schule, einer Musikgruppe oder einem Verein gehören oder die für längere Zeit zur Verfügung gemietet wurden. Aus diesem Mietvertrag muss hervorgehen, dass die Einrichtung alle Kosten der Busnutzung inklusive Fahrer trägt. Zum Beispiel: Eine Schule hat einen eigenen Bus und mit dem Bus werden die Kinder befördert. Der Kraftfahrer wird durch die Schule bezahlt und alle damit verbundenen Kosten wie Versicherung, KFZ-Steuer, Sprit und andere Gebühren werden von der Schule getragen. In diesem Fall ist die Schule davon befreit, sich beim polnischen Finanzamt anzumelden.  Das gleiche gilt für die Schule, wenn sie den Bus beispielsweise für ein ganzes Jahr angemietet hat.

Ein kurzfristiges Anmieten des Busses mit einem Fahrer, zum Beispiel für 3-4 Tage, gilt in Polen als Beförderungsleistung – unterliegt also der Mehrwertsteuer. Sehr oft werden diese Vorschriften von den Unternehmen falsch ausgelegt. Dann können Probleme mit den polnischen Behörden auftreten.

Marek Brylla: Am 1. April 2013 traten weitere Mehrwertsteuergesetze in Kraft, die sich unter anderem auf ausländische Busunternehmen beziehen.  Welche Änderungen genau sind für die ausländischen Busfirmen relevant?

Dr. Izabella Ewa Cech: Im polnischen Recht sind einige Änderungen schon ab dem 1. Januar 2013 in Kraft getreten, die auch für Busunternehmen relevant sein könnten. Diese Änderungen betreffen zum Beispiel die Rechnungsausstellung oder den Umrechnungskurs. Die Unternehmen, die von einem Steuerberater betreut werden, können ruhig schlafen: Er sollte aufpassen, dass alles korrekt beim polnischen Finanzamt  angemeldet wird. Zusätzlich treten Änderungen ab dem 1. April 2013 in Kraft. Diese betreffen zum Beispiel:

  • Keine umgekehrte Steuerschuld für die Busunternehmen, die in Polen nach allgemeinen Regeln angemeldet sind und die eine polnische Steuernummer besitzen – also keine Reverse-Charge-Verfahren.
  • Neue Regelungen zum Steuervertreter und zum Steuerbevollmächtigten.
  • Einführung einer neuen Fassung der Steuererklärungen. Es gelten je 3 neue Fassungen von der Steuererklärung VAT-7, VAT-K und VAT-D und andere, die nach bestimmten Regeln anzuwenden sind; dies ist verbunden mit der Korrekturpflicht entweder der geschuldeten Steuer oder der Vorsteuer.
  • Neue Regelungen beim Vorsteuerabzug.

Ab dem 1. Juli 2013 sollen weitere Änderungen in Kraft treten, diese müssen jedoch noch verabschiedet werden und sie betreffen die Übertragung der Haftung für die Verbrauchsteuer auf den Rechnungsempfänger.  Auch die Mehrwertsteuererhöhung könnte bevorstehen, jedoch wird das erst im Mai oder Mitte Juni entschieden.

Die letzten heute abzusehenden Änderungen werden ab dem 1. Januar 2014 in Kraft treten. Für unsere deutschen Mandanten werden wir in unserer Kanzlei einen ausführliche Mandanten-Brief mit den Änderungen vorbereiten und einige Informationen kann man auf unserem Nachrichtenportal Polen-News lesen.

Marek Brylla: Vielen Dank für das nette Gespräch und Beantwortung unserer Fragen.

Dr. Izabella Ewa Cech: Vielen Dank.

Dr. Izabella Ewa Cech ist geprüfte polnische Steuerberaterin und Teilhaberin der Steuerberaterkanzlei ABAKUS s.c. in Glogow/Polen (ca. 70 Kilometer von der deutsch polnischen Grenze entfernt) und Inhaberin einer Niederlassung für polnische Steuern in Berlin. Sie ist auch  Besitzerin des Nachrichtenportals Polen-News und unterrichtet Finanz-, Steuer- und Zollrecht an der Fachhochschule in Glogow.

Die Steuerberaterkanzlei ABAKUS s.c. ist seit über 23 Jahren auf dem polnischen Markt tätig. Die Kanzlei ist spezialisiert auf die Betreuung des Mittelstands im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr sowohl in Steuerangelegenheiten  als auch bei allen unternehmerischen Tätigkeiten.

Kancelaria Doradców Podatkowych ABAKUS s.c.
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